会議やセミナーのメモはGoogle Keepアプリを使えば文字と写真の両方で残せる!
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会議やセミナーのメモはGoogle Keepアプリを使えば文字と写真の両方で残せる!

【はじめに】

会議やセミナー、大学の授業などでメモを書く時にノートを使わずにスマホだけでOKです。
Google Keepという無料アプリを使えば、文字入力だけでなく、スライドや資料も写真に撮影して一緒に残すことができます。
資料やノートにメモを書くと紙が増えていくばかりです。
ペーパーレスのためにもデジタルメモを活用しましょう!
学校行事のお知らせプリントや地域の行事などのスケジュール管理にもGoogle Keepは大変便利です。

 

Google Keepのアプリをスマホにインストールしましょう!

iPhoneの人は、App Storeで、Androidの人は、Google Playで、「Google Keep」を検索してスマホにインストールしてください。

このアプリは無料ですのでご負担は全くありませんのでご安心ください。

 

Google Keepの使い方

それでは、Google Keepの設定や操作方法を順番にご説明していきます。

画像付きで解説しますので、この通りに操作してみてください。

 

会議、ミーティングなど資料やレジュメがある場合

Google Keepのアイコンをタップします。

 

左上の横3本線をクリックします。

 

「新しいラベルを作成」をクリックします。

 

「ラベル」の名前を入力します。
*あとで自分で分かりやすい言葉を入力しましょう。

例えば、ここでは「会議メモ」というラベルを作ってみました。

入力が終わったら「完了」をクリックします。

 

一旦、×をクリックします。

右上の横3本線をクリックします。

 

ラベルをクリックします。

 

メモをとる準備ができました。
会議の資料やレジュメがある場合は、右下のカメラのアイコンをクリックします。

 

「写真を撮る」をクリックします。

 

資料を撮影します。

 

「写真を使用」をクリックします。

 

資料が何枚もある場合は、右下の+をクリックします。

 

「写真を撮る」をクリックします。

*「録音」をクリックすると、音声も残すことができますよ。

 

資料に合わせて撮影します。

 

「写真を使用」をクリックします。

 

これで2枚撮影できました。
資料がまだある時は、この作業を繰り返します。
*あとで追加もできますし、とりあえずメモを入力してから最後に資料の撮影をしても構いません。

 

次に、メモの入力の方法を説明します。

まずは「タイトル」の部分に入力しましょう。

 

タイトルはあとで捜しやすいように、日付を頭に付けておくことをおススメします。

続けてメモを入力していきます。

 

こんな感じです。

最後に右上のボタンをクリックします。

 

これで、資料の写真も文字のメモも一緒に残すことができました。

続けて、違う会議がある時は下段の「メモ」もしくは「カメラ」をクリックします。

 

写真の撮り方や文字入力は先ほどと同じようにすればいいです。

メモは「会議メモ」というラベル(フォルダ)の中に、時系列に保存されていきます。

必要に応じて、見たい会議メモをクリックすれば大きく開きます。

 

整理ist 佐藤亮介からのアドバイス

1年以上経過した古いメモは削除していく方がいいですよ。
そもそも会議資料などの資料やレジュメって、会議のあとにどれだけ見ているでしょうか?
ほとんどの方は、会議の後にファイルに綴じてそのままになっているはずです。
それって、時間と経費の無駄です。

それでも、もしかしたら必要になるかも?って考えちゃうんですよね。
でしたら、メモも資料もデジタルの状態で残しておけば充分ではないでしょうか?

 

セミナーや授業などでスライドやホワイトボードを残したい時

セミナーや研修会、大学の授業などで、パワーポイントのスライドや黒板、ホワイトボードを画像で残したい時がありますよね。

普通はスライドやホワイトボードを撮影すれば画像で残せますが、メモも一緒に残せたら尚便利だと思いませんか?

私はセミナーなどで講師の方に許可をもらって撮影しています。と同時にメモも入力して一緒に保存するようにしています。

それを叶えてくれるのが、Google Keepなのです!

 

Google Keepのアイコンをタップします。

 

左上の横3本線をクリックします。

 

ラベルをクリックします。

 

メモをとる準備ができました。
スライドを撮影して残しておきたい場合は、右下のカメラのアイコンをクリックします。

 

「写真を撮る」をクリックします。

 

スライドやホワイトボードを撮影します。
1枚撮るたびに、「写真を使用」をタップします。

 

タイトルを入力します。
*日付を頭に入れておく方がオススメです。

その下のメモの欄に、大事なポイントを入力していきます。

 

こんな感じです。

 

スライドを追加で写したい時やレジュメも残したい時には、左下の+をタップします。
「写真を撮る」をタップします。

 

撮影します。

 

撮影したら「写真を使用」をタップします。

 

スライドもレジュメも画像が添付されました。
この操作を繰り返せば、レジュメもスライドも何枚でも撮影できます。

 

ラベルはいくつでも作成できます。

ラベルを追加して、あとで検索しやすいようにしておきましょう。

不要になったメモをあとで整理する時の事も考えて、ラベル作成は絶対にしておくべきだと思います。

整理ist 佐藤亮介からのアドバイス

間違っても、例えばラベルを「メモ」とか「レジュメ」みたいな大きなくくりにしてしまって、何でもかんでもそこの中に保存してしまうとあとで捜すのが大変です。
「会議メモ」、「打合せ」、「商談」などとラベルは分けていくつも作っておく方が絶対にいいです。
新たなラベルが必要になった時には、また新しく作ればいいのです。

何のためにメモを残したいのか?を考えるようになさってください。
ただ単に、自分の気休めだけに残したいだけでしたら、むしろメモは必要ではないかもしれません。
いざと云う時に見返したり、活用するためにメモを残すという意識を忘れないで下さいね。

 

メモを他の人に渡したり、自分のパソコンなどに保存したい時

Google Keepは、他にも活用次第では大変便利です。

私がいつもやっている活用方法をご紹介します。

例えば、以下のような事があった時

  • 他の人からあなたのメモを見たいと言われた時
  • 商談や出張報告を書く時
  • スマホからパソコンやクラウドに移動して保存したい時

 

右下のボタンをタップします。

 

「送信」をタップします。

 

メモを渡したい人宛にメールで送ることができます。
もちろん自分宛に送信すれば、スマホから自分のパソコンに保存することも可能です。
クラウドを使っている人であれば、自分のクラウドに直接保存することもできますよね。

 

スマホで残したメモをメールやクラウドを使ってパソコンに保存すれば、商談報告書や出張報告書もコピペして短時間に作成することができます。

スマホのメモを見ながら、報告書を一から作成するよりも圧倒的に早いです。

こうした二度手間を省いていくことで、本当の働き方改革も実現していけるのではないでしょうか?

 

まとめ

メモは手書きの時代は終わりです。

特に、資料やレジュメにメモを手書きしてしまうので、余計にその資料などが捨てられなくなってしまいます。

随分前から、日本でも「ペーパーレス」の推進が叫ばれていますが一向に進展していません。

その原因の1つは、紙と云うアナログとデジタルの両方で二重に保存しているからです。

例えば、パソコンのエクセルで資料を作成してパソコンのマイドキュメントなどに保存します。

同時に、印刷して紙ベースでもファイルしています。

毎日のように頻繁に使う資料でしたら、印刷やコピーしておくのも仕方がないと思いますが、めったに見ない、さらには印刷してファイルするのが当たり前になっているだけではないでしょうか?

折角デジタルの時代になっているのです。便利なデジタルを活用していきませんか?

 

あとがき

私が提唱しているキセキの片付けとは、<奇跡>と<軌跡>です。
片付けは多くのキセキを生み、育みます。
身の回りを片付けることで、必ずあなたに小さな<奇跡>が生まれます。
そして、<軌跡>とは、「小さな点の集まりがもたらす図形」、「自分が歩んできた足跡」と云う2つの意味があります。
たとえ小さな片付けでも必ずスッキリキレイな環境と云う図形を作っていきます。
たとえ小さな片付けでも続けてることで自分の足跡を残していけます。
<奇跡>や「軌跡>は、幸せをもたらすキセキです。
小さなキセキは意外に自分にも起こせるものなのです。

人生は、毎日小さな奇跡の連続です。
茶柱が立った
おみくじで大吉がでた
10個入りのお菓子を買ったら11個入ってた
買物に行ったら同級生に出会えた
食卓を片付けたらスッキリ気持ちが良くなった
本棚を片付けてたら忘れてたヘソクリが出てきた
バッグの中を片付けてたら指輪が見つかった
片付けは小さな奇跡をつくります。
小さな奇跡は、また次の小さな奇跡を生みます。
小さな奇跡の積み重ねが、自分の軌跡になっていきます。
そうして、人生は楽しく輝きだします。

 

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ライター紹介 ライター一覧

failingman

failingman

全国で3%しかいない男の整理収納アドバイザーの佐藤亮介です。
※整理収納アドバイザーはNPOハウスキーピング協会が認定している資格です。
モノ屋敷だった私は「整理」に出会い、生き方さえも変わりました。整理istとして「捨てる」を第一歩としない「整活」を提唱しています。
整理・掃除・洗濯の3S講師として全国を講演やコンサルタントとして活動しています。
※整理istと整活は私の登録商標です。

また岡山をメイン会場に下記のセミナーを開催しています。
●整理収納アドバイザー2級認定講座
●書類や写真の整理とクラウドファイリングセミナー
●家じゅうの掃除がラクになるエコ技セミナー
●防カビ、防虫対策セミナー
●重曹、セスキ、クエン酸の使い方&洗濯、しみ抜き勉強会
●ブログとFacebookで集客アップセミナー
●パソコン初心者でも簡単に無料でホームページを作れるセミナー
●親子で家事の体験学習会
●男による男のための男活家事セミナー
●新入社員・就活生向け研修会|整理整頓力と書類ファイリング

【資格】
整理収納アドバイザー級
整理収納アドバイザー2級認定講座講師

【書籍】
一生つかえる整理力が3週間で身につく本(明日香出版)
※中国国内、香港、台湾、シンガポールでも販売中

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