書類ファイルのオススメはファイリングのプロに聞け!自宅でも仕事でも便利なアイテム紹介
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書類ファイルのオススメはファイリングのプロに聞け!自宅でも仕事でも便利なアイテム紹介

家庭でも会社でも多くの人が書類の管理で悩んでいるのが「ファイル」ではないでしょうか?

多くの文具メーカーがいろいろなタイプのファイルを売っていますので、どれがいいのかと迷いますよね。

自分に合っているファイルはどれなんだろう?

使いやすいファイルはどういうタイプなんだろう?

だけど、迷われてたり捜す人はまだマシです。

多くの方は

どれでも同じでしょ?

一般的な穴を開けて綴じるタイプでいいじゃん!

ポケットタイプやクリアファイルがやっぱり使いやすいでしょ!

 

って感じです ^^

実は、このファイル選びが書類ファイリングには大変重要なポイントなのです。

あなたが持っている書類やプリントなどの種類や量に応じて、本当は変えなくてはいけません。

だけど、自分に合うタイプが分からない人や、いちいち変えるのが面倒くさい人にもオススメのファイルがあります。

家庭でも仕事でも幅広く使えるファイルをご紹介します。

その他にも、クリアファイルの応用術やポケットタイプの上手な選び方などを解説します。

あなたにとって大切なポイントをお話させていただきますので、是非最後まで読み落としのないようになさってくださいね。

 

まずは約束!すぐにファイルを買いに行かないで!

書類やプリントが増えてきたり、溢れてくると、多くの人はとりあえずファイルを買いに行こうとします。

自分にはどんなファイルが合っているのかが、まだ分かっていないのに。

果たして何枚必要なのかも分かっていないのに。

まぁ、とりあえず10枚くらい買えばいいか!

そういう買い方をしてしまうので、余分なお金を使ってしまったり、ファイルが余ってしまうのです。

余ったファイルをキチンと保管していればいいのですが、どこにしまい込んだか分からなくなって、結局また買うはめになることも。

下記の私の記事を参考になさってください。

あなたがファイルを買うまでにしなくてはいけないポイントが書いてあります。

「ファイリング」と「ファイルする」の違いを知らなければ紙もファイルも増えていくだけ!

 

ファイルアイテムのタイプは3種類

出典:整理ist 佐藤亮介の著書 一生つかえる整理力が3週間で身につく本 (アスカビジネス) より抜粋

大きく分けてファイルのタイプは3種類に分けられます。

  • 挟むだけタイプ
  • 簿冊式タイプ
  • ボックスタイプ

それぞれ綴じ方や使い方が異なります。

結論をとりあえず申し上げておきますと、私たちファイリングのプロは「簿冊式タイプ」は使いませんし、推奨もしていません。

それぞれ長所・短所がありますので次項より1つずつ説明していきます。

 

「簿冊式タイプ」のファイルについて|なぜこのタイプを使わないのか?

 

多くの方が使われているタイプです。

穴を開けて綴じるタイプです。

世の中で一番売れているファイルです。

 

 

コクヨの「フラットファイル」が一番売れていますし、使われています。

ただ、私たちプロはこのファイルは使いません。

その理由は

  • 綴じている紙が抜け落ちやすい
    紙を固定している器具の強度がそれほど強くありません。
    そのため綴じている紙が多くなるとファイルを引出しから取り出す際に紙だけが抜けてしまうことがあります。
  • 穴を開けるのが面倒になる
    当然ですが穴あけパンチで穴を開けなければ綴じられません。
    それが面倒になると穴を開けずにファイルに綴じるのでグチャグチャになります。
  • 綴じた書類の整理がやりにくい
    ファイリングとは紙類を綴じることが一番の目的ではありません。
    常に必要な書類だけにまとめておくことが重要なのです。
    つまり整理をして不要な書類は処分しなくてはいけないのです。
    整理をしないファイリングは、ただ「ファイルする」「ただ綴じる」だけの作業なのです。
    このタイプのファイルに綴じていると、不要な書類を処分するには固定している器具をはずして、綴じている書類も一旦抜かなくてはいけませんよね。
    そしてまた書類を綴じるという作業を繰り返さなくてはいけません。
    穴を開ける面倒よりも、この作業の方がよほど面倒くさいと思うのです。

 

 

こういうタイプも簿冊式ファイルです。

書類が抜け落ちることはありませんが、あとで閉じている書類の整理がやりにくいというデメリットが問題です。

私たちはファイルの目的は「綴じる」よりも「あとで整理しやすいか?」に重点を置いて考えています。

こうしたタイプは長期間にわたって整理する必要のない、例えば契約書、約款書、顧客リスト、経理上の書類などには向いています。

 

「はさむだけファイル」について|プロが推奨するタイプ

私たちファイリングのプロは「はさむだけファイル」を使います。

専門用語で「バーチカルファイル」と言います。
※お店で「バーチカルファイル売っていますか?」と言ってもファイリングを学んでいない人には通じませんのでご注意ください。

はさむだけファイルを推奨する理由

  • 穴を開けなくてもいい
    名前の通り、挟むだけファイルは穴をあけずに挟むだけで綴じるタイプです。
    穴を開けなくてもいいので手間がかからず面倒さからも解消されます。

    当然、穴あけパンチも持たなくてもよくなります。
  • 書類が抜け落ちる心配がない
    簿冊式ファイルはどうしても綴じた書類が抜け落ちることもありますが、挟むだけファイルは下向きに収納しますので下に落ちることは絶対にありません。
    そのため、ファイルごとカバンに入れて外に持ち出すことができます。
  • 綴じた書類の整理が簡単!
    穴を開けて綴じていないので、不要の書類はすぐにファイルから処分することが可能です。
    ファイルはあとの整理がやりやすいのが一番です。
    簿冊式ファイルは整理の手間がかかるので不要の書類を綴じたままにしてため込みます。
    そのため、ファイルもドンドン増えていくことになります。

 

挟むだけファイルの使い方

こんな感じのファイルです。

真ん中に留め具がありません。
※別売の留め具を装着することもできます。

 

穴を開けずに挟んでいくだけです。

新しい書類を上に上にと挟んでいくことで、手前から奥へと時系列に並べていくことができます。

穴を開けて綴じるタイプのファイルは、見たいページを開いたまま作業するとファイルが閉じてしまいます。

または、穴の部分ギリギリの文字は読みにくかったりします。

さらに、穴が開いた書類は穴が開いているために、経費削減のために裏紙コピーにも適していません。

そして何よりも、このファイリングの一番のメリットは、穴を開けて綴じていないので、不要になった書類をすぐに処分することができます。

 

挟むだけファイル(ボックスタイプ)

挟むだけファイルには、ボックス(袋)タイプもあります。

 

何十枚もある書類や取扱説明書などの分厚い書類などに向いています。

 

このファイルは厚みのあるボックス状なので、トリセツ以外にも、接続コードなどの付属品も一緒に保管することができます。

 

このファイルは自立します。

 

自立するので、引出しや本棚に収納する際にもクニャってなることがありません。

 

インデクッス(ラベリング)付きが便利

 

どちらのタイプもファイル名を書けるインデックスが付いているので便利です。

ファイルに収めた書類をこのインデクッスにラベリング(書く)ことで、捜す手間を省けるのです。

 

「穴を開けるファイル(フラットファイル)」を「挟むだけファイル」に応用できる裏ワザ

そうは言っても、今家庭や職場に「穴を開けるファイル」を沢山持っている場合、それを捨てて買い替えましょう!と私は言いません。

それこそ、モッタイナイ話です。

そこで、私は「穴を開けるファイル」を「挟むだけファイル」に応用できる裏ワザをご提案しています。

その方法をご紹介しましょう!

 

留め具は簡単に取り外せます。

 

取り外せば邪魔になるモノがなくなりますので、「挟むだけファイル」になるわけです。

 

 

先程のように、書類を挟んでいけばいいです。

これで「フラットファイル」が「挟むだけファイル」に変身しました。

 

オススメの「挟むだけファイル」

コクヨ・プラス「個別フォルダ」と「持ち出しフォルダ」

「挟むだけファイル」は、私が勝手に言っている言葉です。

正式には、コクヨやプラス製品は「個別フォルダ」と「持ち出しフォルダ」という名前で売っています。

 

コクヨ 個別フォルダー A4 黄 10冊入 A4-RIFN-Y

 


コクヨ A4-CFB 持ち出しフォルダーカラーA4青

 


プラス 個別フォルダー 再生紙 A4-E ブルー グリーン イエロー ピンク グレー 87-120

 


プラス カットフォルダー A4横マチ付 3山 FL-003PF 90-952 ライトグレー

 

無印良品「再生紙ペーパーホルダー」

無印良品でも「挟むだけファイル」は売られています。

商品名は「再生紙ペーパーホルダー」という名前です。

 

じゃばらファイルは使いにくい!

 

 

挟むだけファイルが1つにまとまった「じゃばらファイル」もありますが、私はオススメしていません。

穴を開けずに綴じることはできますが、実際には使いにくいです。

フタが付いているのも書類を捜す時に却って面倒です。

 

ボックスを選ぶ時のポイント

私たちは挟むだけファイルとボックスを併用してファイリングします。

挟むだけファイルをそのまま引出しや書棚に収めてもいいのですが、ボックスを使った方がより一層キレイにファイリングできます。

 

 

 

ボックスは真四角を選びましょう!

ボックス選びにも大切なポイントがあります。

安易に100円ショップなどで価格だけで選ぶのは危険です。

 

 

例えば、こういうタイプのボックスが売られています。

このタイプのボックスを数個買ってきて、中にファイルを入れて本棚や書棚に置きます。

すると、↓ のようになります。

 

一見すると、何の問題もないように思えますよね。

なぜ、このタイプのボックスをオススメしていないのかと云うと、

ボックスが真四角ではなく斜めになっているために、並べてみるとボックスとボックスの間にすき間ができてしまいます。

このような隙間を「デッドスペース」と言います。

モッタイナイスペースですよね。

 

 

そのため、私はボックスを選ぶ時には真四角タイプを選ぶようにしています。

 

どのようなタイプでも真四角タイプのボックスでしたら、デッドスペースはできません。

並べた時の見た目もスッキリとキレイに見えますよ。

 

クリアファイルのポイント

家庭でも会社でも一番多く使われているのがクリアファイルです。

ちょっと多すぎではないかと思うほどです。

とにかく日本人はクリアファイルが大好きです ^^

たった1枚の書類を人に渡したり、送るのにクリアファイルに入れたりします。

契約書など本当に大事な書類で折れたり、破れてはいけないモノを保護する時には役立ちますが、ほとんどがそこまでしなくてもいい場合が多いと思います。

または、いろいろな書類などをとりあえずクリアファイルに入れて保管しようとするので、家庭や会社での整理の際に要らないクリアファイルが出るわ出るわの大量発生です ^^

さらに、クリアファイルに綴じただけで、あとで捜しやすい工夫をしていないので、いざと云う時に結局どこにあるのか分からないという事態になりがちです。

 

クリアファイルは色付きや写真などのデザインがないタイプを選びましょう!

クリアファイルは、その名前の通り「クリア(透明)」だから意味があるのです。

色付き、写真やイラストなどクリアファイルにデザインされたタイプは、中の書類が見えなくなります。

見えなくなるので捜しにくい、見つけるのに時間がかかってしまうことになります。

 

クリアファイルの上手な使い方

今は書類や冊子、カタログなどの殆どはA4サイズに統一されています。

そのため、ファイル用品もA4サイズが主流です。

だけど、例えばA4サイズよりも小さなハガキなどもあります。

A4より小さい書類などのファイリングをどうすればいいのか困る時がありませんか?

小さいので行方不明になりやすいですよね。

こうした時にクリアファイルを活用すると便利です。

 

取っておかなくてはいけない結婚式の招待状、案内状などがあります。

 

小さなモノはクリアファイルに入れます。

 

すると、ハガキサイズがA4サイズになります。

A4より大きなモノは折りたたんでクリアファイルに入れれば、A4サイズになります。

 

クリアファイルにインデックスを付ければ捜しやすくなる!

このように小さい、大きいサイズの書類はクリアファイルを活用することでA4サイズにできます。

ただ、これで終わったのでは不十分です。

結局、クリアファイルに綴じただけなので捜しやすさの悩みは解消できていません。

 

そこで、クリアファイルにインデックスを付けます。

文具店でいろいろな種類のインデックスが売られています。

無地系のマスキングテープを2枚適当な大きさに切って、貼り合わせてもラベルとして使えます。

 

こうしてインデックス(ラベル)を付けておけば、行方不明になることはありません。

 

クリアファイルに厚紙を入れるとシャキッと立ちます!

クリアファイルは柔らかいので、ボックスの中も引出しの中もそのままではヘニャってなりますよね。

シャキッと自立してくれたらと思います。

 

そういう時には、何か厚紙や余っている下敷きなどを入れるのです。

 

男性の肌着シャツやYシャツを買うと厚紙が付いていますので、それを活用すればゴミが役立ちます ^^

 

厚紙を入れたことでクリアファイルに背骨ができるので、写真のようにシャキッと自立できるようになりますよ。

ぜひお試しください。

 

ポケットタイプのファイルを選ぶポイント

 

ポケットタイプのファイルも人気があります。

子供の緊急連絡網や保険の契約証など、職場での見積り一覧表、顧客一覧表などの長期間にわたって保管するファイルとしては便利です。

だけど、先ほどのクリアファイル同様で、とりあえずポケットに入れておこうとするのは危険なのです。

とにかく何でもポケットファイルに入れていくと、ドンドン溜まっていきます。

入れるポケットが無くなると、また新しいポケットファイルを買おうとします。

何度も申しますが、ファイリングの一番の目的は「綴じる」ことではなく、本当に必要な書類がいざと云う時に見つけやすくしておくためのモノです。

そのためには、要らない書類は処分しておかなくてはいけません。

ポケットタイプのファイルは、とても整理がやりにくいのです。

だから、ポケットタイプのファイルはメインに使うのは避けた方が賢明です。

ただ、長期間保管しておく書類には使ってもいいかもしれません。

どうしてもポケットタイプのファイルがいいと云う方向けに上手な選び方をご案内します。

 

ポケットタイプのファイルの材質や厚みに注意すること!

100円ショップなどで売られている安価なタイプは、1枚の厚みが薄いのです。

薄いと紙の出し入れがスムースに行えません。

そして、薄いので中に入れた紙が折れ曲がったりしやすいです。

 

ファイルの厚みがあるしっかりしたモノを選ぶようになさってください。

さらに、ファイルの透明度も安いモノはクリアではありません。

こうしたファイルは透明だから意味があるのです。

 

表紙や裏表紙の厚みにも注意!

安価な商品は表紙や裏表紙の厚みが薄いので、引出しやボックスなどに収納した際にヘナ~ってなりがちです。

収まりが悪いですし、見た目にもキレイではありません。

表紙と裏表紙の厚みがしっかりしているタイプを選ぶようになさってください。

 

リングタイプをオススメします!

100円ショップで売られているポケットタイプのファイルの殆どは、写真のようにページとページ間がつながっています。

 

一方、ページとページの間にリングになっているタイプも売られています。

価格は高くなりますが、ぜひリングタイプを選んで下さい。

100円ショップのタイプは、長く使っているとページとページの間が切れてくることがあります。

完全に切れるとバラバラになってしまいます。

そして、リングタイプですと、ページの入れ替えが簡単にできます。

全てのファイルに言えることですが、ファイル用品は値段よりも丈夫で長く使えるタイプを買う方が結局はお買い得なのです。

 

ファイルケースの応用

 

ファイル用品の中には「ファイルケース」も含まれます。

ファイルケースも人気商品です。

私はこのファイルケースを上手くファイリングに活用しています。

 

パソコンやテレビなどのAV家電を買うと、付属品がありますよね。

接続コード、バックアップ用CD、イヤホン、充電用機器など。

こうした付属品の管理に悩んでいませんか?

引出しに入れておくと、あとでどこに収めたのか分からなくなったり、このコードはどの機器のモノだったっけ?みたいなことってないですか?

 

私はファイルケースに付属品を入れておきます。

 

そして、その付属品の取扱説明書を入れたファイルボックスに一緒に入れておきます。

 

一緒にあるので、いざと云う時に捜す手間がかかりません。

このコードはどの機器用のモノかもすぐに分かります。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

もしかしたら、今まであなたが使っていたファイルやファイルの使い方とは違っていたのではないでしょうか?

お役に立てるお話でしたら光栄です。

そして、最後にもうひとつ大事なポイントをお伝えしておきます。

どんなファイル用品でも「統一」させることが重要です。

色もサイズも統一させると見た目にもキレイです。

キレイと云うことは、捜しやすい、見つけやすいことにもなりますからね。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

 

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failingman

failingman

全国で3%しかいない男の整理収納アドバイザーの佐藤亮介です。
※整理収納アドバイザーはNPOハウスキーピング協会が認定している資格です。
モノ屋敷だった私は「整理」に出会い、生き方さえも変わりました。整理istとして「捨てる」を第一歩としない「整活」を提唱しています。
整理・掃除・洗濯の3S講師として全国を講演やコンサルタントとして活動しています。
※整理istと整活は私の登録商標です。

また岡山をメイン会場に下記のセミナーを開催しています。
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