「ファイリング」と「ファイルする」の違いを知らなければ紙もファイルも増えていくだけ！

紙類は放っておいても減りません。

逆に毎日必ず増えているモノです。

気がつけば山積みになっていたり散らかっています。

そこで、せめてファイルにして整理整頓しておこうとします。

だけど、いざと云う時に必要なモノがすぐに見つからないのはなぜでしょうか？

その原因になっているのが、多くの人が「ファイリング」と「ファイルする」の違いを正しく知らないからです。

今のあなたはどちらのタイプなのかがこれを読めば分かります。

まずはそこから解決していきましょう！

 

「ファイリング」と「ファイルする」の違いとは？

はっきり申し上げて、多くの人がやっているのは「ファイリング」ではなく「ファイルする」なんです。

この２つが何がどう違うのかを説明します。

「ファイリング」または「ファイリングシステム」と呼ばれているノウハウはアメリカで考え出されたモノです。

この流れを運用するしくみです。

この中の1つでも欠けていたら、それはファイリングとは言えません。

つまりファイリングとして完成していないということになります。

 

多くの人は「ファイルする」「綴じるだけ」になっている！

先程の①～③までを行っている人は少ないのが現状ではないでしょうか？

多くの人は②の書類を保管や保存しているだけになっていないでしょうか？

つまり、紙類をファイルにただ綴じているだけなんですね。

その紙類は使っているモノも使っていないモノも、見ているモノも見ないていないモノも全てごっちゃにしてファイルに綴じているだけではないでしょうか？

それは「ファイリング」とは言わずに、「ファイルする」や「綴じるだけ」なのです。

だから、いざ必要な時にすぐに見つからないという事態が発生してしまうのです。

 

まずは、①整理・分類するがファイリングのスタートです！

紙類以外の衣類や食器などの物でも同じですが、まずは「必要な物か、不必要な物か」を整理をしなければいけません。

見もしない、読みもしない、活用もしない書類や文書などの紙類を取っておいても意味はありません。

そうした不必要な紙類をただ取っておくためだけにファイルに綴じるのは、時間も労力もファイル代もモッタイナイと考えなくてはいけないんです。

多くの人は、この「整理」をしないのでファイルがどんどん増えていくのです。

そしてファイルが増えるということは紙類もどんどんため込んでいくことになるのです。

「整理」が終わりましたら、次は「分類」をします。

家庭でしたら、「学校からの物」、「光熱費」、「保険などの契約書や規約書」、「地域の配布物」などと分けます。

職場でしたら、「企画書」、「見積書」、「取引先からの文書」、「契約書」などと大まかでいいので分類します。

 

②保管から保存をします。

整理・分類が終わりましたらファイルに綴じていく作業になります。

ファイルのタイプはいろいろありますが、先ほどの分類に基づいてファイルも分類の数だけ必要になります。

多くの人は整理や分類をせずにファイルをしようとしますので、ファイルを買ったり用意する時に何枚必要かが分かっていません。

〝まぁ、だいたい10枚くらいあればいいだろう〝って考えるので、余ったり足らなかったりするのです。

特に余ると云うことはその分お金や経費の無駄遣いです。

それこそモッタイナイのです。

 

「保管」と「保存」の違いとは？

「保管」と「保存」の違いを説明します。

どちらも取っておくという意味ですが、特にファイリングにおいては明確な基準の違いがあります。

つまり、紙類を取っておく一つの基準は「１年」です。

家庭においても職場においても、多くの事は1年で期限は終了するはずです。

そのため、12月末や3月末には綴じている紙類の整理をしなくてはいけません。

面倒でもこれをしなければ、紙類は何年にもわたって綴じられたままになってしまいます。

一方、決算関係の書類や登記簿、取扱説明書などは1年以上にわたって必要ですので「保存」の物になります。

 

名刺の整理・分類、保管から保存の実例

私が実際に行っている名刺のファイリングをお見せします。

因みに私は一般的使われている名刺ファイルは使いません。

あとの整理がしにくいし、名刺を捜しにくいからです。

 

いただいた名刺は名刺ボックスにABC順に入れておくだけです。

専用のケースじゃなくても、何か空き箱や余ったケースでも充分です。

名刺ファイルのように1枚1枚ポケットに入れる手間がかかりませんから簡単です。

何事も簡単とかラクな仕組みにしておく方がいいです。

手間数が増えれば増えるほど人は面倒くさくなるものです。

 

そして、半年や1年に1回、名刺の整理をします。

その際に不必要な名刺は処分します。

残った名刺は「ローロデックス」にファイリングします。

観覧車みたいに回転しますので置き場所も省スペースです。

1枚1枚の名刺は簡単に取り外せますので営業や出張にも持って行くことができます。

戻りましたら、またローロデックスにはめ込むだけです。

このように私は「名刺ケース（ボックス）」から「ローロデックス」に移動して管理しています。

つまり、名刺も「保管」から「保存」というファイリングのステップを行っているわけです。

このステップを行っているので、最低1年に1回は名刺の整理ができます。

名刺が増えて困るとか、すぐに見つからないという思いをせずにすんでいます。

 

③廃棄するがファイリングの最終作業です！

「整理・分類」し、「保管から保存」し、そして最後は「廃棄する」です。

1年以上にわたって保存しておく紙類でも、永遠に取っておかなくてはいけない紙類ってほぼないはずです。

少なくとも家庭や職場においてはないのではないでしょうか。

それ以前に紙類はいつかは破れたり朽ちていくものです。

1枚1枚は薄い紙でも、「塵も積もれば・・・」です。

見もしない、読みもしない、役にも立たない、お金にもならない紙類はさっさと手放してしまいましょう！

冒頭にもお話ししましたが、紙類は毎日必ず増えていくモノです。

だからこそ毎日もしくは定期的に処分していかなければ、いわゆる「紙の山」や「紙屋敷」になってしまいます。

ファイリングの最終ステップは「廃棄」です。

①整理・分類

②保管から保存へ

③廃棄

この３ステップを全て行うことが「ファイリング」です。

ご理解していただけましたら幸いです。

 

家庭でも職場にも大量の紙類が溢れている現実から目をそむけてはいけません！

私たちの身の回りにはいろいろな種類の紙類が存在しています。

ほんの一部を書き出しただけでも大量です。

 

紙類は毎日必ず増えている！

紙類が厄介な理由は、家庭でも職場でも必ず毎日増えていくモノだからです。

そして毎日増える紙類には２種類あります。

自分が増やしている紙類

新聞

雑誌、漫画

外から持って帰る資料やチラシ

自分が印刷したりコピーした紙類

光熱費の明細や請求書

保険などの契約書や規約書

 

自分が増やしていない紙類

ポストに勝手に入れられているチラシやDM

新聞の折込チラシ

学校からのプリント

地域で配布されるお知らせ

手紙やハガキ

FAX

得意先や取引先からの文書

招待状や案内状

カタログ

包装紙、紙製パッケージ

 

あなたの身の回りを見てみてください。

気がつきませんか？

どちらかと云うと、自分だけが紙類を増やしている犯人ではないのです。

紙類は毎日必ず増えるモノ。

そして、必ずしも自分だけが増やしているモノでもない。

だからこそ、毎日きちんと対処していなければすぐに山積みや散らかりの元になってしまうのです。

 

一時のブームで終わった日本のペーパーレス運動

国民１人当たりの紙の消費量は、日本人は世界第６位です。

1日当り約604g、A4用紙で約121枚分という試算になります。

国別の紙の総使用量でみると、中国、アメリカに次ぐ第３位になっています。

随分前から国内では「ペーパーレス運動」というスローガンだけは見聞きしていましたが、全然何も改善していません。

これだけデジタルの時代になっても相変わらず資料や文書は印刷された物だらけです。

国会を見てても議員は分厚い紙の束を持っていますよね。

一方、お隣の韓国での国会を見ると議員はタブレットを使い紙をほとんど持っていません。

過剰包装は減るどころか益々過熱しています。

エコバッグやマイ箸運動にしても、一時のブームで終わってしまう日本人。

もう一度、本気でペーパーレスについて考えていかなければいけない時期にきています。

 

紙類の整理は一番時間が掛かる厄介者！その理由とは？

大量に溜めた紙類をいざ整理しようとすると、すごい時間を消費してしまいます。

おそらく私たちが所有しているモノの中で一番時間がかかる厄介者です。

なぜ時間がかかるかと云うと、読まなくては必要か不必要かの判断ができないからです。

この「読む」という時間が紙類の整理に時間が掛かってしまう最大の原因です。

時には、読んでたらそのまま読みふけっていたという経験もあるはずです。

特に、雑誌やマンガなどは要注意ですね 笑

だから、紙類は絶対にため込んではいけません。

1枚1枚は薄くて場所も取らないので、つい軽く考えてしまいがちです。

まぁ、あとで何とかなるとか、また今度時間がある時にすればいいやって感じで先送りにしてしまいがちです。

だからこそ、毎日の整理を心掛けておかなくては、溜めれば溜めるほど自分を苦しめてしまうことになります。

少なくとも、チラシやDM、確認した光熱費の明細などはすぐに処分しましょう。

 

紙類の乱れは食卓テーブルやデスクの上から始まる！

家庭の食卓や職場のデスクの上は物を置くのにちょうどいい高さなのです。

そのため、ついポンと置きがちです。

置くだけならまだいいのですが、置きっぱなしになりがちなので危険です！

1枚のチラシをポンと置くと、その紙が〝もっと置いてもいいよ～〝、〝まだ置けるよ～〝って呼び込むのです 笑

環境犯罪学の「割れ窓理論」にあるように、小さな乱れが大きな乱れの発生源です。

安易に紙類を置いたり、置きっぱなしにすると、その先には暗黒の未来が待っていると危機感を持つことが重要です。

ポストから家に持って入ったチラシやDMはテーブルに着地させてはいけません。

手に持った紙類は空中で読んで判断し、そのままゴミ箱に投入してしまいましょう！

最後まで読んでいただきありがとうございました。

 

モノ屋敷だった私が「スッキリ・キレイ整活」を実現できたノウハウを無料で購読できます。

捨てられない人、散らかし癖のある人に必ずお役にたてる私からの毎朝のメッセージです。

掃除や洗濯、ファイリング、防カビ・防虫のお役立ち情報もお届けしています。

ぜひご参加ください。

 

書類やプリント整理、ファイリングにお困りの方向けにファイリングセミナーを開催しています。

そして、私のファイリングセミナーではパソコンやスマホのデータや写真の保管方法もアドバイスしています。