書類やプリント等の紙類、データの取っておくか、おかないか、要・不要の整理の基準とは?
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書類やプリント等の紙類、データの取っておくか、おかないか、要・不要の整理の基準とは?

<はじめに>

家庭でも職場でも、紙ってたった1日でも増えていますよね。
そのため、2、3日放っておくと紙の山になっていきます。
さらに近年はデジタルデータの時代です。
パソコンの中のいろいろなデータも放っておくと溜まりにたまって、手が付けられなくなってしまいます。
だからこそ、紙類やデータこそ整理の頻度を上げていかなくてはいけないのです。
あくまでも自論ですが、紙類を制した者は他の衣類や写真などの手強い物の整理も制することができると感じています。
ここでは、紙類やデータの整理においての分ける基準についてアドバイスさせていただきます。

 

1.整理の基準は「捨てる」ではありません!

まず最初にお願いしたいのは、「捨てる」を頭から捨ててください!

世の中、断捨離ブームで「捨てる」が基準になっていますが、物を捨てらえない人にはハードルが高いのです。

捨てなきゃいけないのよね

って頭では分かってても心や気持ちが動かないのです。

人って、心や気持ちが動かなくては、身体は動きませんので「捨てる」というステップに進めないのです。

「捨てる」というストレスのかかる面倒なことはあとで考えませんか?

・どれ捨てようかな?

・捨ててもいい物あるかな?

といった「捨てる」基準は、ちょっと後まわしにしてください。

 

整理とは「厳選する」ことです!

整理と断捨離は違います!

整理とは一言で云うと、「厳選する」ことです。

つまり、自分にとって無理のないストレスのない基準で、選んで分けるという作業なのです。

その基準は、「捨てる」ではないのです。

逆に、自分にとって

・必要な物

・使っている物

・気に入っている物

・役に立っている物

・好きな物

などが基準になります。

「捨てる」はネガティブな基準ですが、整理の基準はポジティブな基準です。

さらに、整理の基準は1つだけではありません。

人それぞれ厳選する基準は違って当たり前です。

「捨てる」だけを基準にすること自体が、そもそも無理があるのではないでしょうか?

 

整理は暮らしや仕事を明るくしていくためです!

「捨てる」を基準にしてしまうと、気持ちが暗く沈みがちになります。

中には物を捨てる罪悪感で押しつぶされる人も少なくありません。

それでは、本末転倒になってしまいます。

いくら物を捨てて、物が減ったとしても気持ちが前向きになれないので、明るく生きていくには時間がかかってしまうのです。

でしたら、断捨離なんてやらない方がマシです。

 

一方、「整理」は今日から明日からの自分の暮らしや仕事を幸せに、明るく生きていくためのステップです。

そのため、整理の物を厳選する基準にはネガティブな基準を設けません。

たとえば、

整理ist 佐藤
捨ててもいい服はどれですか?

って訊かれるよりも

整理ist 佐藤
よく着ている服や気に入っている服はどれですか?

って訊かれる方が気持ちは楽ではないでしょうか?

 

シンプルライフ、ミニマリストの基準とも違います!

世の中には、シンプルライフとかミニマリストと呼ばれている人がいらっしゃいますよね。

自分が所有するべき物をとことん突きつめて、極限まで少なくして生活なさっています。

そのため、片付けや掃除も簡単ですし、物を捜すということはほとんどないような快適な暮らしを実現なさっています。

ただ、一般の私たちにはハードルが高いですし、すぐにそこへ到達できるようなレベルではありません。

そして、私が言っている「整理」とは、シンプルライフやミニマリストとも違うということもお話しておきます。

例えば、シンプルライフの人は

服は30着あればいいです!

と言うとします。

一方、ミニマリストの人は

いえいえ、10着あれば充分よ!

と言います。

ところが、整理ではこうなります。

整理ist 佐藤
50着でも100着でもいいですよ。

ただし、その50着や100着の服が全部着ている服であればです。

あくまでも例え話ですが、シンプルライフやミニマリストが、数や量という数字が基準になるのに対して、整理は数量は必ずしも基準にはなりません。

<自分にとってどうなの?>が一番重要な基準として考えています。

 

2.整理の基準は、今と過去で厳選する!

とかく、人って物を整理する時に

いつか使うかもしれないな~
もしかすると使うかもね~
何かに役立つかもしれないな~

って考えがちですよね ^^

これが良くありません。

これらは全て未来基準になっているからです。

まだ自分に起こってもいないことを想像しているにすぎませんよね。

いつか・・・

もしかすると・・・

たぶん・・・

いざという時に・・・

・・・かもしれない

未来基準にしていたらキリがありません。

いつまで経っても整理が前に進んでいかなくなってしまいます。

 

どうして人は未来基準にしたがるのか?

その答えは、「捨てる」を基準にしているからです。

・捨てるのはモッタイナイ

・捨ててしまったら、あとで困るから

・捨ててしまったら、もう手に入らないから

って考えてしまうからではないですか?

だからこそ、「捨てる」を基準にしてはいけないのです。

先程もお話したように、「捨てる」は後まわしでいいのです。

「捨てる」が、あなたの整理を邪魔しているのですから。

 

整理は全て事実に基づいた基準で!

a:整理は、「今」で考えてください!

整理は未来ではなく、「今」が基準の1つです。

今、自分にとってどうなのか?が大切なのです!

何度も申しますが、そこには「捨てる」は考えずに、自分に正直になって「今」基準で選んで分けてみてください。

●今、使っている物なのか?

●今、役に立ってる物なのか?

●今、活用できるいる物なのか?

といった感じです。

これを書類などの紙類やデータに当てはめてみると、

●今、使っている書類やデータなのか?

●今、役に立ってる資料やデータなのか?

●今、活用できている書類やデータなのか?

という基準になります。

つまり、「今」という事実に基づいて選んで分けてみることが大切なんです。

ただ、「今」とは今日という1日だけを意味しているわけではありません。

人によっては、3日間かもしれないし、1週間、1ヶ月間かもしれません。

物によっても違ってくるかもしれません。

そこで、次の基準が必要になってきます。

 

b:整理は過去で考えて下さい!

必ずしも全てが「今」基準では整理ができないことがあります。

例えば、今は見ていない資料だけど、すごく重要っぽい資料があったとします。

すると、「今」基準で考えると不要になってしまいます。

だけど、どうしても取っておいた方が良さそうな感じがします。

すると、人はまた「いつか使うかも」って未来へ行って考えてしまうのです。

それではまた間違った整理の繰り返しになってしまいます。

こうした場合の1つの方法は、「過去」基準で考えてみるのです。

 

●この3ヶ月間に1度でも使ったか?

●半年間や1年間に何回見たことがあるのか?

さかのぼる過去は、自分で決めればいいです。

ただし、1年以内にしておくことを私はオススメしています。

ほとんどの資料やデータは、1年間で賞味期限がくるからです。

マーケティングにおいて、1年以上前の調査やアンケート結果は使い物になりません。

過去の推移を見るには使えますが、少なくとも商品や新サービスの開発には、1年以上前の消費者データなどは変わってしまっているからです。

昔のデータをもとに作って失敗している会社が少なくありません。

または、帳尻を合わせようとするので、不正や隠ぺいをしてしまっているのではないでしょうか?

 

整理は、「今」や「過去」という事実に基づいて厳選していくことが最も重要なポイントです!

決して、未来には行かないで下さい!

私は過去、物が捨てられない男で、未来ばかりで考えてしまっていたので、なかなか整理が進みませんでした。

捨てなくてもいいから、「今どうなのか?」、「過去はどうだったのか?」だけで、選んで分けるという正しい「整理」を知ってからは、無理なくストレスなく物を厳選していくことができるようになりました。

生きている限り、必ずあなたにも事実があります。

事実がある以上、あなたにだって整理はきっとできるはずです。

 

捨てなくてもいいので保留にしておきましょう!

整理において、もうひとつ重要なポイントをお話しします。

これまでに何度も捨てなくていいですよって言ってきました。

じゃあ、整理して不要な物や迷う物はどうすればいいの?って思いますよね。

処分できる人は廃棄しても構いません。

衣類や食器、家電などは、できるだけ寄付やリユース、リサイクルなどを活用していきましょう!と言っていますが、紙類は個人情報や顧客情報や会社の企業機密が漏れてはいけませんので、廃棄処分しかないと思います。

手で破るとか、会社でしたらシュレッダーに掛けるなどして、慎重に処分なさってください。

 

保留箱の上手な活用方法

だけど、すぐに処分ができない人は、保留にしておけばいいです。

自分にはもう不必要だとか、判断がまだできずに迷う物とかを段ボールなどに入れて一定期間保留にしておくのがオススメです。

ただし、以下の条件を厳守してください!

  • 箱はガムテープなどで封をすること
    保留箱は必ずガムテープなどで封をしてください。
    封が開いたままにしておくと、どうしても人は出していきます。
    すると、気がつくと箱の中は空っぽになってたりします。
  • ジャンル分けして入れること
    いろいろな物をごちゃ混ぜにしてしまうと、先で処分する時にまた分類しなくてはいけなくなります。
    面倒ですし、その分類する際にまた気が変わって取っておきたくなるのを防ぎましょう。
  • 保留期限日を箱に明記しておくこと
    いつまで保留にするのかという期限日を必ず箱に目立つように大きく書いてください。
    期限日がないとタイムカプセルみたいになってしまいます。
    1年以内でしたらいつにしても構いません。
    できれば、年末や年度末の大掃除日までとか、個人でしたら誕生日や結婚記念日など忘れない日付の方がオススメです。
  • 中身を箱の外に明記しておくこと
    「衣類」「食器「文具」とか、「見積書」「企画書」などのように明記しておきましょう。
    書いていないと処分する時に、また封を開けて確認しようとします。
    その際にまた気が変わるかもしれません。
  • 目につきやすい場所に置くこと
    保留箱を倉庫や書庫、物置、レンタル倉庫などにしまい込むのは絶対にしないで下さい。
    必ず埋蔵品になってしまいます。
    逆に、目につきやすい場所にしばらく置いておく方がいいんです。
    そうすると、1週間もたたずに「邪魔だな」「目ざわりだな」って、処分の方へ気持ちが行きやすくなるからです。
    ご自宅の場合はリビング、廊下、玄関などに置いておくと、2,3日で居たたまれなくなってくるはずです ^^

 

特に物を捨てられない人には、「保留作戦」はとても効果を発揮しますので、ぜひお試しください。

自分の基準で選んで分けて、ルールに基づいて保留にして、期限が来たら手放すという流れです。

保留にしている物の中には、たまに必要になる物が発生することもあります(あくまでも稀ですが)。

その時には、当然箱から出して使えばいいです。

ただし、出した後は必ずまた封をしておきましょうね。

私はクローゼットの傍にも保留ケースを常備させています。

「もうこの服は着ないな」、「今の自分には似合わないな」って思ったら、とりあえず保留ケースに入れておきます。

「捨てる」の前段階に「保留」ステップを入れておくことで、罪悪感やストレスを感じないようにしているのです。

保留ケースがいっぱいになったら、寄付の団体へ発送するというマイルールにしています。

 

あと片づけや収納の基準は「未来」です!

これまでの整理の基準は、「今」と「過去」というお話でしたが、物は使い終わったら元に戻さなければいけません。

これを「あと片づけ」とか「収納」といいますが、この習慣が身についていなければ、また散らかっていきます。

今の多くの日本人は、どちらかというと「あと片づけ」ができないのです。

会社でも、書類のファイルや文具をデスクの上に出しっぱなし、置きっぱなしにする人が大変目立ちます。

そうした人は、常に何かを捜しています。

仕事の効率も悪くなり、ミスも起こしがちです。

一方、仕事がデキる人や成績の良い人は、あと片づけが得意です。

だから退社時や出社時のデスクの上は、いつも整理整頓されてて、すぐに仕事に取り掛かれます。

頭の中も整理整頓ができているので、仕事の段取りも効率よく、スケジュールと言う時間の管理もできているのでミスや約束を忘れたりしません。

 

私は、「あと片づけ」の基準は、「未来」だとアドバイスしています。

次に自分が使う時の事を考えて、どうしておくのがいいのかを重要視していなければなりません。

ここに書類を置きっぱなしにしてしまうと、次使う時に捜すことにならないか?

ここにファイルを重ねておくと、どんどん溜まっていくことにならないか?

家庭でも同じです。

服をイスやソファーに置きっぱなしにしてしまうと、次に着る時にすぐに見つかるか?

服にシワができないか?

 

あと片づけは、自分の未来を想像してみてください。

今、このままの状態にしておくのは未来の自分のためになるだろうか?と。

物を使い終わったり、服を脱いだ時には、それらを元の場所やあるべき場所に戻す時間や余裕は必ずあるはずです。

その時間を後まわしや先送りにしてしまうので、余計に面倒くさくなるのではないでしょうか?

たいていは、「あとで」や「また今度」の時間はやってきません。

使い終えたり、脱いだりした流れで、そのままあと片づけをしておく習慣や癖を身につけていきましょう!

習慣は自分で育てていくものです。

人は育ててはくれません。

その時には、未来の自分のために!という思いを絶対に忘れないでほしいです。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

書類やデータに関しての整理のお話をしてきましたが、ここに書いたことは私たちが持っている全ての物に共通しています。

服やバッグや靴であっても、キッチン用品や食器であっても、文房具などの小物であっても、全て共通です。

「捨てる」はあとまわしにして、「今」と「過去」の事実の基準で選んで分けてみましょう。

そして、すぐに手放せない人は一定期間「保留」にしておきましょう。

さらに、使い終わったら、自分の未来を基準にして元の場所にあと片づけをする習慣を育てていきましょう!

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failingman

全国で3%しかいない男の整理収納アドバイザーの佐藤亮介です。
※整理収納アドバイザーはNPOハウスキーピング協会が認定している資格です。
モノ屋敷だった私は「整理」に出会い、生き方さえも変わりました。整理istとして「捨てる」を第一歩としない「整活」を提唱しています。
整理・掃除・洗濯の3S講師として全国を講演やコンサルタントとして活動しています。
※整理istと整活は私の登録商標です。

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