書類やプリント等の紙類、データの取っておくか、おかないか、要・不要の整理の基準とは？

＜はじめに＞

家庭でも職場でも、紙ってたった１日でも増えていますよね。
そのため、2、3日放っておくと紙の山になっていきます。
さらに近年はデジタルデータの時代です。
パソコンの中のいろいろなデータも放っておくと溜まりにたまって、手が付けられなくなってしまいます。
だからこそ、紙類やデータこそ整理の頻度を上げていかなくてはいけないのです。
あくまでも自論ですが、紙類を制した者は他の衣類や写真などの手強い物の整理も制することができると感じています。
ここでは、紙類やデータの整理においての分ける基準についてアドバイスさせていただきます。

 

１．整理の基準は「捨てる」ではありません！

まず最初にお願いしたいのは、「捨てる」を頭から捨ててください！

世の中、断捨離ブームで「捨てる」が基準になっていますが、物を捨てらえない人にはハードルが高いのです。

って頭では分かってても心や気持ちが動かないのです。

人って、心や気持ちが動かなくては、身体は動きませんので「捨てる」というステップに進めないのです。

「捨てる」というストレスのかかる面倒なことはあとで考えませんか？

・どれ捨てようかな？

・捨ててもいい物あるかな？

といった「捨てる」基準は、ちょっと後まわしにしてください。

 

整理とは「厳選する」ことです！

整理と断捨離は違います！

整理とは一言で云うと、「厳選する」ことです。

つまり、自分にとって無理のないストレスのない基準で、選んで分けるという作業なのです。

その基準は、「捨てる」ではないのです。

逆に、自分にとって

などが基準になります。

「捨てる」はネガティブな基準ですが、整理の基準はポジティブな基準です。

さらに、整理の基準は１つだけではありません。

人それぞれ厳選する基準は違って当たり前です。

「捨てる」だけを基準にすること自体が、そもそも無理があるのではないでしょうか？

 

整理は暮らしや仕事を明るくしていくためです！

「捨てる」を基準にしてしまうと、気持ちが暗く沈みがちになります。

中には物を捨てる罪悪感で押しつぶされる人も少なくありません。

それでは、本末転倒になってしまいます。

いくら物を捨てて、物が減ったとしても気持ちが前向きになれないので、明るく生きていくには時間がかかってしまうのです。

でしたら、断捨離なんてやらない方がマシです。

 

一方、「整理」は今日から明日からの自分の暮らしや仕事を幸せに、明るく生きていくためのステップです。

そのため、整理の物を厳選する基準にはネガティブな基準を設けません。

たとえば、

って訊かれるよりも

って訊かれる方が気持ちは楽ではないでしょうか？

 

シンプルライフ、ミニマリストの基準とも違います！

世の中には、シンプルライフとかミニマリストと呼ばれている人がいらっしゃいますよね。

自分が所有するべき物をとことん突きつめて、極限まで少なくして生活なさっています。

そのため、片付けや掃除も簡単ですし、物を捜すということはほとんどないような快適な暮らしを実現なさっています。

ただ、一般の私たちにはハードルが高いですし、すぐにそこへ到達できるようなレベルではありません。

そして、私が言っている「整理」とは、シンプルライフやミニマリストとも違うということもお話しておきます。

例えば、シンプルライフの人は

と言うとします。

一方、ミニマリストの人は

と言います。

ところが、整理ではこうなります。

ただし、その50着や100着の服が全部着ている服であればです。

あくまでも例え話ですが、シンプルライフやミニマリストが、数や量という数字が基準になるのに対して、整理は数量は必ずしも基準にはなりません。

＜自分にとってどうなの？＞が一番重要な基準として考えています。

 

２．整理の基準は、今と過去で厳選する！

とかく、人って物を整理する時に

って考えがちですよね ^^

これが良くありません。

これらは全て未来基準になっているからです。

まだ自分に起こってもいないことを想像しているにすぎませんよね。

いつか・・・

もしかすると・・・

たぶん・・・

いざという時に・・・

・・・かもしれない

未来基準にしていたらキリがありません。

いつまで経っても整理が前に進んでいかなくなってしまいます。

 

どうして人は未来基準にしたがるのか？

その答えは、「捨てる」を基準にしているからです。

・捨てるのはモッタイナイ

・捨ててしまったら、あとで困るから

・捨ててしまったら、もう手に入らないから

って考えてしまうからではないですか？

だからこそ、「捨てる」を基準にしてはいけないのです。

先程もお話したように、「捨てる」は後まわしでいいのです。

「捨てる」が、あなたの整理を邪魔しているのですから。

 

整理は全て事実に基づいた基準で！

a:整理は、「今」で考えてください！

整理は未来ではなく、「今」が基準の１つです。

今、自分にとってどうなのか？が大切なのです！

何度も申しますが、そこには「捨てる」は考えずに、自分に正直になって「今」基準で選んで分けてみてください。

といった感じです。

これを書類などの紙類やデータに当てはめてみると、

という基準になります。

つまり、「今」という事実に基づいて選んで分けてみることが大切なんです。

ただ、「今」とは今日という１日だけを意味しているわけではありません。

人によっては、３日間かもしれないし、１週間、１ヶ月間かもしれません。

物によっても違ってくるかもしれません。

そこで、次の基準が必要になってきます。

 

b:整理は過去で考えて下さい！

必ずしも全てが「今」基準では整理ができないことがあります。

例えば、今は見ていない資料だけど、すごく重要っぽい資料があったとします。

すると、「今」基準で考えると不要になってしまいます。

だけど、どうしても取っておいた方が良さそうな感じがします。

すると、人はまた「いつか使うかも」って未来へ行って考えてしまうのです。

それではまた間違った整理の繰り返しになってしまいます。

こうした場合の１つの方法は、「過去」基準で考えてみるのです。

 

●この３ヶ月間に１度でも使ったか？

●半年間や１年間に何回見たことがあるのか？

さかのぼる過去は、自分で決めればいいです。

ただし、１年以内にしておくことを私はオススメしています。

ほとんどの資料やデータは、１年間で賞味期限がくるからです。

マーケティングにおいて、１年以上前の調査やアンケート結果は使い物になりません。

過去の推移を見るには使えますが、少なくとも商品や新サービスの開発には、１年以上前の消費者データなどは変わってしまっているからです。

昔のデータをもとに作って失敗している会社が少なくありません。

または、帳尻を合わせようとするので、不正や隠ぺいをしてしまっているのではないでしょうか？

 

整理は、「今」や「過去」という事実に基づいて厳選していくことが最も重要なポイントです！

決して、未来には行かないで下さい！

私は過去、物が捨てられない男で、未来ばかりで考えてしまっていたので、なかなか整理が進みませんでした。

捨てなくてもいいから、「今どうなのか？」、「過去はどうだったのか？」だけで、選んで分けるという正しい「整理」を知ってからは、無理なくストレスなく物を厳選していくことができるようになりました。

生きている限り、必ずあなたにも事実があります。

事実がある以上、あなたにだって整理はきっとできるはずです。

 

捨てなくてもいいので保留にしておきましょう！

整理において、もうひとつ重要なポイントをお話しします。

これまでに何度も捨てなくていいですよって言ってきました。

じゃあ、整理して不要な物や迷う物はどうすればいいの？って思いますよね。

処分できる人は廃棄しても構いません。

衣類や食器、家電などは、できるだけ寄付やリユース、リサイクルなどを活用していきましょう！と言っていますが、紙類は個人情報や顧客情報や会社の企業機密が漏れてはいけませんので、廃棄処分しかないと思います。

手で破るとか、会社でしたらシュレッダーに掛けるなどして、慎重に処分なさってください。

 

保留箱の上手な活用方法

だけど、すぐに処分ができない人は、保留にしておけばいいです。

自分にはもう不必要だとか、判断がまだできずに迷う物とかを段ボールなどに入れて一定期間保留にしておくのがオススメです。

ただし、以下の条件を厳守してください！

 

特に物を捨てられない人には、「保留作戦」はとても効果を発揮しますので、ぜひお試しください。

自分の基準で選んで分けて、ルールに基づいて保留にして、期限が来たら手放すという流れです。

保留にしている物の中には、たまに必要になる物が発生することもあります（あくまでも稀ですが）。

その時には、当然箱から出して使えばいいです。

ただし、出した後は必ずまた封をしておきましょうね。

私はクローゼットの傍にも保留ケースを常備させています。

「もうこの服は着ないな」、「今の自分には似合わないな」って思ったら、とりあえず保留ケースに入れておきます。

「捨てる」の前段階に「保留」ステップを入れておくことで、罪悪感やストレスを感じないようにしているのです。

保留ケースがいっぱいになったら、寄付の団体へ発送するというマイルールにしています。

 

あと片づけや収納の基準は「未来」です！

これまでの整理の基準は、「今」と「過去」というお話でしたが、物は使い終わったら元に戻さなければいけません。

これを「あと片づけ」とか「収納」といいますが、この習慣が身についていなければ、また散らかっていきます。

今の多くの日本人は、どちらかというと「あと片づけ」ができないのです。

会社でも、書類のファイルや文具をデスクの上に出しっぱなし、置きっぱなしにする人が大変目立ちます。

そうした人は、常に何かを捜しています。

仕事の効率も悪くなり、ミスも起こしがちです。

一方、仕事がデキる人や成績の良い人は、あと片づけが得意です。

だから退社時や出社時のデスクの上は、いつも整理整頓されてて、すぐに仕事に取り掛かれます。

頭の中も整理整頓ができているので、仕事の段取りも効率よく、スケジュールと言う時間の管理もできているのでミスや約束を忘れたりしません。

 

私は、「あと片づけ」の基準は、「未来」だとアドバイスしています。

次に自分が使う時の事を考えて、どうしておくのがいいのかを重要視していなければなりません。

ここに書類を置きっぱなしにしてしまうと、次使う時に捜すことにならないか？

ここにファイルを重ねておくと、どんどん溜まっていくことにならないか？

家庭でも同じです。

服をイスやソファーに置きっぱなしにしてしまうと、次に着る時にすぐに見つかるか？

服にシワができないか？

 

あと片づけは、自分の未来を想像してみてください。

今、このままの状態にしておくのは未来の自分のためになるだろうか？と。

物を使い終わったり、服を脱いだ時には、それらを元の場所やあるべき場所に戻す時間や余裕は必ずあるはずです。

その時間を後まわしや先送りにしてしまうので、余計に面倒くさくなるのではないでしょうか？

たいていは、「あとで」や「また今度」の時間はやってきません。

使い終えたり、脱いだりした流れで、そのままあと片づけをしておく習慣や癖を身につけていきましょう！

習慣は自分で育てていくものです。

人は育ててはくれません。

その時には、未来の自分のために！という思いを絶対に忘れないでほしいです。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか？

書類やデータに関しての整理のお話をしてきましたが、ここに書いたことは私たちが持っている全ての物に共通しています。

服やバッグや靴であっても、キッチン用品や食器であっても、文房具などの小物であっても、全て共通です。

「捨てる」はあとまわしにして、「今」と「過去」の事実の基準で選んで分けてみましょう。

そして、すぐに手放せない人は一定期間「保留」にしておきましょう。

さらに、使い終わったら、自分の未来を基準にして元の場所にあと片づけをする習慣を育てていきましょう！

必ず、あなたにもできます！

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