名刺管理おすすめ商品や無料名刺アプリ「エイト」の設定~使い方ノウハウを写真で公開!
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名刺管理おすすめ商品や無料名刺アプリ「エイト」の設定~使い方ノウハウを写真で公開!

名刺の保管や管理に困っている人は多いはずです。

特に経営者や営業マンは毎日名刺交換をして増えていきますよね。

あくまでも名刺は最初に出会った時の挨拶ツールです。

そのため、多くの人がそのまま名刺入れや引出しの中にズサンに入れっぱなしになっています。

そうすると、いざって云う時にすぐに名刺が見つからないという事態になります。

名刺の整理や管理のノウハウは下記の記事に書かせてもらっています。

まずは下記の記事を読んでいただいてから、このブログを読んでいただけるとよりお役に立てると思います。

名刺の整理や管理はファイルやホルダーは危険!ファイリングノウハウと処分の基準|ビジネスマン必読

 

名刺はコレクションにしてはいけません!

名刺の目的は所有することではありません。

さらに、集めることが目的ではありません。

名刺をあたかもコレクションのように沢山持っていて、人脈が多いだろ!って自慢している人に限って人脈は少なく薄いです ^^

名刺の一番の目的は、ビジネスに活かすことです!

いくら高価な名刺ホルダーに収めてても、ビジネスに活用しなければ宝の持ち腐れですよね。

ご家庭においても、名刺はビジネスマン程は多くなくてもちゃんと保管と管理をしておかなくては、いざと云う時に見つからずに右往左往してしまいます。

まずは、名刺は集めることや所有が大事ではないと云うことをご理解しておいてください。

 

名刺は保管から保存へ

名刺の整理の方法は、https://failingman.com/meisi-seiri/ にも書きましたが、保管から保存と云うキホンが大切なノウハウです。

と云うと、「保管」と「保存」の違いって何?って思いますよね。

同じ「取っておく」という意味には間違いはありませんが、紙類のファイリングでは明確に意味は異なります。

まずは、「保管」と「保存」の違いを説明してから、私が実際に行っている名刺のファイリングについてお見せします。

 

「保管」とは?

短期間取っておくモノを「保管」と言います。

目安としては1年以内です。

 

「保存」とは?

長期間取っておくモノを「保管」と言います。

目安としては1年以上です。

つまり、「保管」と「保存」は、1年が基準です。

災害用の非常食のことを保存食と言いますよね。

これは保存食の賞味期限は1年以上のモノだからです。

ビジネスにおいては、一般的には4月~3月までの1年が仕事の区切りやスパンです。

あくまでも一つの目安ですが、1年という基準で名刺を整理しておくことが理想です。

1年以上、連絡をしていない、お付き合いがない相手の名刺ははたして「保存」しておく必要はあるのでしょうか?

いつか仕事のチャンスが生まれるかも、もしかしたらまた出会いやご縁があるかも・・・・・・

こうした「いつか」で考えている限り、チャンスやご縁は生まれません。

ビジネスでは「今」行動することが最大のチャンスを生むからです。

 

名刺を保管から保存にファイリングしている実例

それでは、実際に私が行っている名刺のファイリングをご紹介させていただきます。

あくまでも私の一例であって、これが答えと云うことではありませんので、参考書として見てください。

そして、決してファイル用品やグッズを売りつけているわけでもありませんので誤解のないようにお願いしますね。

 

名刺に日付・どこで・何でを記入しておく

まずは名刺交換をしていただいた名刺には、必ずあとで「日付」と「どこで」「どういう目的で」などを書いておきます。

こうしておかなければ、いつ、どこで、何で出会った人なのかを忘れてしまうからです。

そして、先ほどお話ししましたように名刺の整理の基準は1年ですから、名刺交換をした日付がなければ期間が分からなくなってしまうからです。

 

名刺を「保管」ボックスに一時収納

いただいた名刺はとりあえず、名刺ボックスに収納しておきます。

ABC順に時系列に入れています。

Amazonでもいろいろなタイプが紹介されています。

キングジム 名刺整理箱 75 黒

カール事務器 名刺整理箱 800枚 ホワイト No.870E-W

これはあくまでも一時的な収納です。

ここにまとめておいて1年に1回(私は年末)に整理をすることにしています。

 

最終的にはローロデックスの名刺ホルダーに保存します。

名刺ボックスに保管した名刺を整理して、残す名刺はローロデックスの名刺ホルダーに保存します。

ここに入れた名刺は1年以上の保存になります。

ただし、この中の名刺も1年に1回は念のため整理をします。

中には、お付き合いがなくなった人や会社が変わった人などがいらっしゃるからです。

ご紹介しているローロデックスの名刺ホルダーは大変便利です。

観覧車のようにクルクルと回転します。

ファイル型の名刺ホルダーに比べ場所も取りませんのでデスクの上に置いても邪魔になりません。

1つのポケットに2枚の名刺が収納できます。

 

さらに、写真のようにポケットは取り外しできます。

外に持って行きたい時にはポケットごと外せるので、いちいち名刺を抜き取らなくてもよくて便利です。

 

私はこのように、名刺も「保管」から「保存」へと云うファイリングのやり方をしています。

二度手間のように思えて面倒くさいかもしれませんが、「保管」から「保存」の整理のステップがあるので不要な名刺が増えすぎないようにできています。

しつこいようですが、名刺の目的は所有ではなく活用です。

自分が活用できない名刺を持っていることこそ仕事をしていない証だと考えています。

 

無料アプリ「エイト」を使えば名刺ホルダーは不要になった!

 

実は最近の私は今お話ししてきた名刺管理の方法とは違ってきています。

スマホに「Eight(エイト)」というアプリを入れてからガラリと変わってしまいました。

このアプリがとてもスグレモノなんです。

エイトを使うようになって名刺の管理が大変ラクになりました。

紙ベースの名刺をデジタルでいつでも持ち歩けるので、仕事の連絡を取るのも簡単操作で便利です。

そして何より、不要になった名刺を整理するのにもデジタルの方が気持ち的にもラクなんだって分かりました。

私が使ってみて本当に便利なので皆様にもご紹介させていただきます。

このアプリ「Eight(エイト)」は無料ですし、自分に合わなかったらスマホから削除すればいいだけなので損はしませんよ。

ぜひお試しください。

Eight(エイト)のテレビコマーシャル

このコマーシャルを観たことはないですか?

もしかしたら観てても、何のコマーシャルなのか分からなかったかもしれませんね。

このCMの効果でEight(エイト)のユーザーが急増しています。

 

Eight(エイト)のメリット

・入力ミスがない

・無料版でも充分使える

・紙ベースの保管が不要

・名刺ファイルを携帯できる

・相手の肩書などの変更が自動更新

・Eight同士ならスマホで名刺交換

・パソコンでも閲覧可能

・ビジネスチャンスが生まれる

・SNS機能も便利

・有料版はさらに便利なサービス提供

・不要になった名刺の整理が簡単

 

入力ミスがほぼない!

名刺アプリは他にも多くあります。

大抵は名刺をスマホのカメラで撮影すると、機械が名刺情報を登録してくれる仕組みです。

ただ、機械の判断は時々間違うので、会社名のところに氏名が入力されたり、メルアドのところに電話番号が入力されたりします。

結構、自分で修正し直す手間がかかります。

その点、エイトは入力ミスがほぼありません。

その理由は、エイトは機械入力ではなく人が入力するからです。

撮影した名刺画像をエイトに送信すると、専門のオペレーターがそれを見ながら手入力してくれます。

 

無料版で充分使える!

無料版は名刺情報の全項目を入力してくれない事もありますが、会社名や氏名、電話番号やメルアドなど重要な項目はやってくれます。

住所など足りない部分は自分で編集すれば簡単です。

有料版は即日全項目入力してくれますが、私は無料版で充分使えると判断しています。

紙ベースからデジタルのメリット

紙ベースで名刺を保管する必要がないので、名刺ホルダーは不要になります。

大量の名刺でもスマホ1つで持ち歩くことが可能です。

 

相手の名刺や肩書などが自動で更新される!

エイトで名刺がつながっている相手が、肩書や勤務先や携帯番号やメルアドなどの情報が変わったとしても大丈夫です。

その人が自分の名刺を変更すると、その人とエイトでつながっている人は全員自動で更新されます。

課長が部長になっても肩書を間違わずに失礼がありませんよね。

あなたが転職しても、つながっている人には新しい名刺や情報が伝わります。

 

エイトを使っている人同士ならスマホで名刺交換できる!

紙ベースの名刺交換ではなく、お互いにスマホを向け合って指1本で簡単に名刺交換ができます。

一瞬にしてお互いのスマホのエイトに登録されます。

 

パソコンでも閲覧や編集が可能!

ほとんどの名刺アプリはスマホだけしか使えないので不便なことがあります。

一方エイトはパソコンでも閲覧や情報の編集が可能です。

スマホで登録したアカウントとパスワードでエイトのサイトにログインすれば全く同じ内容を見ることができます。

私はこの点も仕事中の嬉しいサービスだと感じています。

 

ビジネスチャンスも生まれる!

 

エイトにはSNS機能も付いているので、Facebookのようにいろいろな人を紹介してくれます。

私はエイトを名刺管理のためだけではなく、エイトを通じてビジネスに活かしていきたいので、お会いしたことがない方にも名刺交換のリクエストをお願いしています。

これまでにエイトでお知り合いになっていただいた方から、講師やコンサル依頼のお仕事をいただいています。

リアルに会った人としかつながりたくない人は無理にされなくてもいいです。

 

有料版の一番のメリット

有料版にはいろいろな特典があります。

登録が基本即日、全ての名刺情報を入力してくれる特典も大きいです。

ただ、私は名刺情報の入力が2、3日後でも、とりあえず名刺の画像がありますからすぐにその人に連絡したい時でも不便を感じたことはありません。

私が有料版で一番のメリットとして感じているのは、自分のエイトに登録された人の情報をデキストデータ(エクセルなど)にダウンロードすることができることです。

テキストデータになれば、筆まめや筆王などのソフトにインポートできますので年賀状や招待状などのハガキ印刷も簡単になります。

ビジネスにおいて、オフィスの移転やパーティ、新商品の試食会などの案内を送る際に大変便利です。

 

社内で全社員の名刺を共有できるサービス

 

最近エイトが始めた新サービスです。

社員全員が持っている名刺を会社のエイトに登録してくれます。

社内情報の共有化として大きなメリットが生まれます。

また、先ほどの移転や招待状のご案内印刷の際も社員一人一人からリストを提出させなくても、誰か一人がダウンロードして名簿を作成すれば済みます。

費用の一例:

社員10名で企業向けプレミアムを利用する場合(iOSアプリ想定)

企業向けプレミアム:月額10,800円(税込)

Eightプレミアム:月額480円(税込) x 10名

合計:月額15,600円(税込)

会社における15,600円は経費としては安いモノだと思います。

 

紙ベースよりも不要の名刺を整理しやすい!

そして、これこそがエイトをオススメする一番のポイントかもしれません。

人は書類や写真でも紙と云う形あるモノを処分することには罪悪感や抵抗感をしめします。

一方、デジタルの形式では軽減されます。

リアルなゴミ箱に捨てるという行為がないからだと思います。

いくらデジタルデータとしての名刺であっても、活かせない名刺は不要です。

ご縁の生まれない名刺は削除していくべきです。

相手に失礼かもしれないという罪悪感はあなたが勝手にそう思っているだけかもしれません。

だって、私は今まで誰かに「私の名刺を大事に持ってくれてる?」って訊かれたことはありません ^^

あなたもそうじゃありませんか?

紙ベースで名刺をファイリングするよりも、デジタル化しておくことをおススメします!

 

Eight(エイト)の設定方法・使い方手順

はじめてエイトを使ってみようと思われた方に設定方法や使い方の手順を写真でご説明します。

最初の設定方法

下の順番で設定作業をしていきましょう。

 

まずは、アップルストアやGppgle playで「Eight(エイト)」をスマホにインストールしましょう。

インストールが終わりましたら、Eight(エイト)を開きましょう。

Eight(エイト)に登録します。

 

 

 

自分の名刺を撮影します。

両面名刺も撮影できます。

ただし、基本は表面の名刺情報をオペレーターは入力しますので、もしも名刺の裏面に住所や電話番号などの情報が掲載されている場合は、1枚目に裏面、2枚目に表面の撮影にした方がいいです。

 

 

 

 

 

 

以上で、エイトの登録ができました。

では、実際に名刺をエイトに入れていきましょう!

 

Eight(エイト)の使い方(名刺の登録方法)

以下の手順でお試しください。

とりあえず、どなたかの名刺を1枚用意してください。

エイトを立ち上げたら、上の赤枠の円十字のボタンをタップします。

 

カメラモードになります。

「クイックスキャン」の選択ボタンがありますが、最初は使わない方がいいです。

赤枠の「連続スキャン」をタップしてください。

 

 

名刺を撮影します。

「片面撮影」と「両面撮影」を選択できます。

両面名刺の場合は「両面撮影」を選択すれば2枚シャッターを押せます。

ただ、基本は表面の名刺情報をオペレーターは入力しますので、もしも名刺の裏面に住所や電話番号などの情報が掲載されている場合は、1枚目に裏面、2枚目に表面の撮影にした方がいいです。

もしくは、片面だけの撮影でもいいです。

 

名刺をピッタリ合わせなくても少々斜めになってても補正してくれますので神経質にならなくても大丈夫です。

赤枠のシャッターボタンを押します。

 

撮影が済んだら「完了」をタップします。

 

今撮影した物が表示されますので、「登録」をタップします。

 

これで終了です。

あとはEight(エイト)のオペレーターが入力してくれますので待っていればOKです。

ただし、無料版は2~3日くらいかかることがあります。

だけど、入力までに日数がかかっても大丈夫なんです。

以下の方法で確認できますので。

トップ画面の「ネットワーク」をタップしてみましょう。

 

右上の赤枠の↓ をタップします。

 

「データ入力待ち」をタップします。

 

先程撮影した名刺が表示されます。

それをタップすれば、とりあえず撮影した名刺の画像が見れますので、電話番号やメルアドは確認できます。

 

既に登録した名刺を見る方法

「ネットワーク」をタップします。

 

見たい人のところをタップします。

 

名刺の画像も名刺情報もオペレーターが入力してくれています。

無料版で入力がされていない部分や追加、変更は右上のペンのマークをタップすれば編集が可能です。

名刺の画像をタップしてみましょう。

 

名刺だけが画面いっぱいにズームされます。

名刺を登録したばかりで、まだオペレーターの入力が済んでいない時にはこの画像を見ればとりあえず連絡できます。

エイトでお互いに名刺を登録してつながっていると、相手の人の名刺が変わっても、肩書や電話番号などの情報が変わっても、あなたは何もしなくても自動で更新されます。

または、自分の名刺を変えた場合もつながっている人全員に更新されます。

この機能は本当に便利ですし、肩書の間違いも起こりにくいのでビジネスには嬉しいです。

 

名刺の整理をしなかった人の失敗談

昔、私の部下だった者がある会社の課長に久しぶりに商談のアポ電話をしました。

〇〇課長、ご無沙汰しております。

是非ご商談をお願いしたいのですが・・・

いやー、本当に久しぶりなんだね。

僕は今、部長なんだよ 笑

部下はこの最初のステップで大きな失敗をしてしまいました。

人って、名前や肩書を間違えられると気分を害する人が多いです。

この部長はお人柄のよい方だったので商談は受けていただけましたが断られてもおかしくなかったのです。

名刺を整理していなければ、こうした大きなミスにもつながりかねません。

新しく変わった名刺をもらったら、すぐに古い名刺と差し替えをしておかなくてはいけません。

そうした手間を無料アプリのEight(エイト)は省いてくれますし、ミスも起こりません!

 

まとめ

デジタル時代に名刺を使って連絡する人は少ないはずです。

名刺アプリ以外にも、今は普段の連絡はメールやSNSを使っている人が大半ですよね。

そもそも仕事でもいちいち名刺を取り出して電話やメールをすることは最初だけです。

一度、スマホに登録したりメールを送受信したら、名刺を見る機会はほとんどないはずです。

私はEight(エイト)やGメール、Facebookなどを使うようになって、紙ベースの名刺の保管も保存も必要がないと考えるようになりました。

一応、1年間は「名刺ボックス」に保管していますが、再度見ることはありません。

もしかすると、登録した名刺は紙ベースでファイリングするのをやめていくと思います。

名刺は「所有」が目的ではなく、「活用」してこそ活かされる!

これは、絶対に忘れてはいけないことです。

皆さまももう一度、自分の名刺の管理について考えていきませんか?

 

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failingman

failingman

全国で3%しかいない男の整理収納アドバイザーの佐藤亮介です。
※整理収納アドバイザーはNPOハウスキーピング協会が認定している資格です。
モノ屋敷だった私は「整理」に出会い、生き方さえも変わりました。整理istとして「捨てる」を第一歩としない「整活」を提唱しています。
整理・掃除・洗濯の3S講師として全国を講演やコンサルタントとして活動しています。
※整理istと整活は私の登録商標です。

また岡山をメイン会場に下記のセミナーを開催しています。
●整理収納アドバイザー2級認定講座
●書類や写真の整理とクラウドファイリングセミナー
●家じゅうの掃除がラクになるエコ技セミナー
●防カビ、防虫対策セミナー
●重曹、セスキ、クエン酸の使い方&洗濯、しみ抜き勉強会
●ブログとFacebookで集客アップセミナー
●パソコン初心者でも簡単に無料でホームページを作れるセミナー
●親子で家事の体験学習会
●男による男のための男活家事セミナー
●新入社員・就活生向け研修会|整理整頓力と書類ファイリング

【資格】
整理収納アドバイザー級
整理収納アドバイザー2級認定講座講師

【書籍】
一生つかえる整理力が3週間で身につく本(明日香出版)
※中国国内、香港、台湾、シンガポールでも販売中

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