ファイル上手になる一番のコツは見出し(ラベル)のつけ方(ラベリング)で差が出る!
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ファイル上手になる一番のコツは見出し(ラベル)のつけ方(ラベリング)で差が出る!

多くの方は書類や文書などをファイルに綴じるところまではされます。

でも、折角ファイルを作ったのにファイルに「見出し(ラベル)」が付けられていなかったり、ファイル名のつけ方が良くないためにいざと云う時にどこに綴じられているのか分からないという問題も発生しているのが実情ではないでしょうか?

ファイリングで一番重要なポイントは「ラベリング」です。

いつでも、誰でも、すぐに分かるラベリングをしておきましょう!

ここでは、「見出し(ラベル)」、「ファイル名」のつけ方、いわゆる「ラベリング」のコツについてお話させていただきます。

ファイリングで悩んでいる方のヒントになれば幸いです。

最後まで宜しくお願い致します。

 

「ラベリング」とは?

まずは言葉の整理をしておきましょう。

書類などを綴じたファイルに名前を書きますよね。

例えば、家庭でしたら「学校のプリント」とか「生命保険の書類」。

職場でしたら「企画書」とか「見積書」。

つまり、このファイルには何を綴じているのかがすぐに分かるように「見出し(ラベル)」をつける事を「ラベリング」と言います。

パソコンでエクセルやワードのソフトを使って資料を作成した時に、「名前を付けて保存」をします。

これも「ラベリング」の一種です。

この記事で「ラベリング」という言葉が何回も出てきますので覚えていてください。

 

ラベリング上手になれる3ポイント!

ラベリングはただ何か文字を書けばいいと云うことではありません。

ラベリングには大事な3つのコツがあります。

  • 誰でも分かる言葉で!
  • 〇〇関係、〇〇関連は範囲が広すぎる!
  • 「その他」は作らない!

この3ポイントが一つでも満たしていなければラベリングは未完成です!

 

誰でも分かる言葉で!

特にビジネス界において結構多く見られるのが分かりにくい言葉のラベリングです。

専門用語の羅列で書かれたラベリングのファイルは他の人には分かりません。

自分のファイルだから自分さえ分かればいいのでは?と言われる方もいらっしゃいます。

だけど、出張や外出先から会社に電話して資料を他の人に捜してほしい時などもあります。

ラベリングには「思いやり」の気持ちを忘れないで下さい。

 

短い言葉にしなくてもいい!

ラベリングを付ける時になぜか多くの人が短い言葉や単語で済ませようとします。

本当にその短い言葉で他の人にも通じるのであれば問題はありません。

だけど、通じにくい、分かりにくいのであれば長めになったり文章的になっても構いません。

 

シリーズ化のラベリングもダメ!

見積書①、見積書②

〇〇会社①、〇〇会社②

短い言葉でまとめようとして①②みたいにシリーズ化させる人も多いです。

これでは余計に他の人にはどのファイルに綴じているのか分かりません。

そもそも自分でも分からなくなるはずです。

「捜す」という時間程、無駄な時間はありません。

それは自分だけではなく、他の人の時間も消費させてしまっているかもしれません。

 

英語表示も伝わりにくい!

日本人は英語コンプレックスがあるのか、横文字でラベルを書く人が多いです。

英語で書いた方がオシャレに見えるからです。

例えば下記のおもちゃ収納のラベリングをご覧ください。

上から、「TRAINS」 「KITCHEN TOOLS」 「BLOCKS」って書いています。

子供さんが英語を習っているのならOKです。

もしもそうじゃないとしたら、これはママがオシャレに見せたいというラベリングです。

ママの自己満足で、子供に意味が伝わらないのでしたらただの飾りのラベリングになってしまっています。

これも同じですね。

「bottoms」の上下に「ずぼん」と「スボン」って書いていますけど、子供の立場になって考えてほしいのです。

「ずぼん」もしくは「ズボン」の方がメインの表示にしてあげた方が分かりやすいのではないでしょうか?

職場においても、やたら英語でラベリングを書く人がいますが他の人の立場になって一度考えてみましょう!

 

〇〇関係、〇〇関連は範囲が広すぎる!

「営業関係」、「コンプライアンス関連」など〇〇関係とか〇〇関連というラベリングも多く見られます。

「営業関係」のファイルには見積書も企画書も取引先からのFAXも何もかも綴じてしまいます。

すぐにそのファイルはいっぱいになりますので、「営業関係②」というファイルを作ってしまうことになります。

こうなると余計に捜したい資料がどこにあるのかすぐには分からなくなってしまいますよね。

「営業関係」ではなく、「見積書」、「企画書」などのようにもっと具体的なラベリングにしましょう。

家庭においても、「学校関係」、「家計関係」などとくくりが大きすぎるのです。

「学校関係」よりも「給食便り」、「行事のお知らせ」等の方が分かりやすいはずです。

 

「その他」は作らない!

引出しや書棚のファイルの中で、「その他」のラベリングをしている人が一番多いです。

平均で2人に1人は「その他」というファイルを作っています。

「その他」は便利なんです。

とりあえず「その他」のファイルに綴じておこうって横着ができるからです。

だけど、結局「その他」のファイルばかりが分厚くなっていきます。

「その他」のファイルに綴じられた資料の中から捜すはめになっています。

そのため捜しだすのに時間がかかってしまうのです。

「その他」という分類はありえません。

既存のどのファイルにも該当しない資料でしたら、それは新たなファイルを作る必要があります。

だけど、新たなファイルを作る必要性があるかどうか今は分からないという場合は、「一時保管ファイル」というファイルを作っておきましょう。

ただし、「一時保管」の期限は1週間です。

1週間後には処分するのか、新たなファイルを作るのかを判断しましょう。

 

ラベリングを他の人にチェックしてもらいましょう!

既存のファイルに書いているラベリングやこれから付けるラベリングの言葉を他の人に確認してみましょう。

家庭でも家族に見せて分かるかどうかを尋ねてください。

分かればOK、分かりにくければ書き直しが必要です。

私が以前にコンサルした会社でラベリングコンテストをしたことがあります。

その時に私がグランプリにしたラベリングをご紹介します。

よく「アレ持ってこい」って言われるヤツ

このラベリングって最高でしょ?笑

上司に「おい、アレ持ってきてくれ!」って言われる物を1つにまとめてラベリングしたそうです。

他の社員にこのラベリングで意味が分かる人?って尋ねると、9割の人が手を上げました。

つまり通じているんです。

「備品一式」とかって書くよりも余程この方が通じているってことです。

ラベリングは相手に通じなければ意味がありません。

意味が分からない言葉では通じません。

そのため、このような長い言葉になっても構わないのです。

無理に短い言葉にまとめるよりも「通じるか?」「分かりやすいか?」を優先させてください。

 

因みに第2位に選んだ男性社員のラベリングは、「3回以上提案してボツになった企画書ファイル」でした 笑

誰が読んでもすぐに分かりますよね。

素晴らしいラベリングです!

 

日常生活で見られるラベリング

私たちの日常にはラベリングが多く見られます。

ある意味、ラベリングに囲まれていると言っても過言ではありません。

 

お店で売られている商品名もラベリングです。

スーパーに買い物に行くと、「野菜」「精肉」「調味料」などの案内板がありますよね。

そして、商品のパッケージにも商品名が書いてあります。

だから私たちは店内で買い物迷子にならず、目的の商品の売り場にたどり着くことができ、商品を選んで買うことができます。

これが店内に売り場の案内板がなかったり、それぞれの商品に商品名がなかったとしたら買い物にどれだけの時間を要してしまうでしょうか?

全て「ラベリング」があるお陰です。

 

本屋のラベリング

本屋でも「雑誌」「小説」「ビジネス書」などの案内板があります。

それぞれの本には雑誌名や本のタイトルが書いてあります。

そのタイトルを見て、私たちは読みたい本を見つけることができます。

これもラベリングのお陰です。

 

病院や薬局のラベリング

薬を扱う病院や薬局ではラベリングは大変重要です。

間違って処方したり注射してしまっては大問題になってしまいます。

ラベリングをしているから、すぐに正確に捜すことができ間違わないで済むのです。

 

家庭でのラベリングの活用

調味料を入れた容器や瓶にラベリングをしておけば、中身は一目瞭然です。

例えば、塩と砂糖はラベリングしていなければ間違って使ってしまう可能性がありますよね。

 

特に引出しタイプの収納にはラベリングは絶対にオススメです。

爪切りを使いたい時に引出しをこっちもあっちも開けてみなくて済みます。

このように私たちの身の回りにはラベリングのお陰で迷わずに、間違わずに済んでいることが数多く存在しているんです。

だけど、書類のファイリングにおいては多くの人がラベリングが不充分なんです。

 

ある会社のファイリング実例

ある会社の書棚です。

一見すると、まあまあファイリングができているようにも見えます。

だけど、これはただファイルに資料を綴じてるだけです。

折角ファイルを作っていてもラベリングが書かれていないファイルも多くあります。

これでは、いざと云う時にすぐに目的の書類を捜すことはできるでしょうか?

「働き方改革」が叫ばれていますが、こうした現状を変えていかなくては仕事の効率は上がりません。

時短で早く帰ることもできません。

そして、間違いやミスの発生率も高くなってしまいますよね。

いかがでしたでしょうか?

ラベリングの重要性やつけ方をご理解していただけましたら幸いです。

 

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failingman

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全国で3%しかいない男の整理収納アドバイザーの佐藤亮介です。
※整理収納アドバイザーはNPOハウスキーピング協会が認定している資格です。
モノ屋敷だった私は「整理」に出会い、生き方さえも変わりました。整理istとして「捨てる」を第一歩としない「整活」を提唱しています。
整理・掃除・洗濯の3S講師として全国を講演やコンサルタントとして活動しています。
※整理istと整活は私の登録商標です。

また岡山をメイン会場に下記のセミナーを開催しています。
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