名刺の整理や管理はファイルやホルダーは危険!ファイリングノウハウと処分の基準|ビジネスマン必読
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名刺の整理や管理はファイルやホルダーは危険!ファイリングノウハウと処分の基準|ビジネスマン必読

ビジネスマンや経営者にとって、名刺はビジネスツールです。

デジタル時代になった今でも、名刺はなくなりません。

初対面の時の名刺交換はビジネスマナーにもなっています。

そのため、名刺を持っていない人や交換してくれない人の第一印象が悪くなってしまうほどです。

 

ただ、この名刺が実はビジネスにおける整理で厄介なモノでもあるのです。

私自身、毎月平均で20枚はもらっています。

年間にすると、200~300枚は溜まってしまうことになります。

5年で約1,000枚以上、10年以上になると数千枚になってしまうわけです。

そのため、かつては一般的によく使われている名刺ファイルや名刺ホルダーで管理していたわけですが、この方法は大変危険なんだって気がつきました。

 

名刺は持っているだけでは何の意味もありません。

名刺が多いから人脈が多いというのも間違いです。

だけど、なかなか紙ベースの名刺って捨てられないのも事実です。

だから整理ができなくて溜まっていく一方です。

いろいろ自分で試行錯誤してきた中で、最終的にたどり着いた名刺の整理や管理がラクになる方法をココではお伝えしようと思います。

必ずお役に立てるノウハウですので、読み落としのないように最後まで読んでみてくださいね。

 

名刺ファイルや名刺ホルダーを使わない方がいい理由とは?

先程もお話しましたが、多くの人が使っている名刺ファイルや名刺ホルダーを私もずっと使ってきました。

ピーク時には500人分の名刺が入るホルダーを10冊持っていたことがあります!

でもそれって、ただ単に名刺を綴じて保管してただけでした。

当時は名刺を沢山持っている人は「俺ってすごいだろ!」みたいなステイタスだったんです。

ただのメンツでしかありません。

名刺は所有することが大事ではなく活用してこそ意味があるものです。

あの頃の自分に今だったらそう言ってやれるのですが 笑

 

理由1:名刺の整理がやりにくい、整理をしない

紙にプリントされた写真でも同じですが、紙ベースになったモノはなかなか処分しにくいのです。

名刺も同じで、特に日本人は相手への気遣いをするので、「捨てたら失礼だよね」って思うのです。

形あるモノ、人の思いや思い出がくっ付いているモノは特に捨てられません。

名刺ファイルや名刺ホルダーに綴じると、余計に整理ができなくなります。

一旦綴じたモノをそもそも整理しようとも思わなくなります。

すると、名刺はドンドン溜まっていくばかりになります。

 

理由2:ポケット収納がクセモノ

名刺ファイルや名刺ホルダーのほとんどは、ポケット収納になっています。

これも人の心理として、一度収納したモノを整理して処分しようと思わないのです。

1枚1枚名刺をポケットに収納して、キレイに整頓できたって満足しているだけではないでしょうか?

衣装ケースに収納した衣類がそのまま何年も眠ったままになるのと同じです。

いつか使うかもと段ボールに収納した食器は一生使われないままになるのと同じです。

 

理由3:ポケットが歯抜け状態になっていく

それでも、たまには名刺の整理をする人もいます。

不要な名刺は処分していきます。

すると、空になったポケットができていきます。

几帳面な人は名刺のポケットを入れ替えていきます。

この時間だけでも仕事時間のタイムロスです。

入れ替えをしない人の名刺ファイルは歯抜け状態のままです。

名刺は増え続けますので、新しい名刺ファイルを増やすことになります。

 

理由4:インデックス分類がやりずらい

名刺を捜しやすくするために、あいうえお順、ABC順のインデックスを付けます。

もしもインデックスを付けていない人がいましたら、名刺ファイルはただの収納グッズです。

おそらく名刺を捜す時間がいつもかかっているはずです。

 

だけど、インデックスを付けたとしても人の名前の頭文字は平均しているわけではありません。

「さ」の頭文字の人の名刺はやたら多いけど、「や」は少ないみたいな不均等です。

「さ」のページに入らなくなったら、インデックスを貼りかえるとかページを増やさなくてはいけなくなります。

そうした作業時間も無駄なロスタイムです。

 

理由5:名刺ファイルやホルダーは重くて持ち歩けない

1枚1枚の名刺は軽くても、数百枚収まった名刺ファイルやホルダーはかなりの重量です。

そのため営業での外回りや出張の際に持って出ることはしません。

大抵は引出しの中に入れたままです。

そうなると必要な時以外は目に入らないので、余計に名刺の整理をしようなんて思わなくなるのです。

さらに1冊ならまだいいですが、2冊3冊と増えていくとそれだけでも引出しのスペースを取ってしまいます。

スペースの無駄という点からも名刺ファイルやホルダーを使わない方がいいのです。

 

名刺ファイルやホルダーを安易に買わない、増やさないようにしましょう!

服が増えてきてクローゼットやタンスの引き出しに収まらなくなってくると、多くの人は衣装ケースやハンガーを買いに行こうとします。

つまり、「収納」で解決しようとするのです。

収納用品やグッズで一旦はキレイに収まりますが、また溢れてくると新たに買い足します。

この繰り返しを続けていると、部屋中に収納物だらけ、そして服だらけになってしまいます。

さらに怖いのは、「大は小を兼ねる」収納です。

どうせ買うなら大きくて沢山入る収納用品の方がいいと思うのです。

冷蔵庫が段々と大容量になってきているのもその表れです。

こうして最初は広かった部屋も次第に狭く狭くなっていくのです。

 

これと同じ現象が名刺でも起こるのです。

名刺が増えてきて入らなくなってくると、新しいファイルやホルダーを買い足すわけです。

インデックスを貼りかえる作業も必要です。

または、「名刺ファイル①」、「名刺ファイル②」みたいなラベルを付けていきます。

だけど、いざと云う時にすぐに名刺が見つかるかと言えば、かえって前よりも捜す時間がかかってしまっていることも珍しくありません。

 

安易に名刺ファイルや名刺ホルダーを買ってしまうのは大変危険な行為です。

500人分の名刺ファイル数冊分と云う数千人と実際にお付き合いしている人は、よっぽどのカリスマ経営者か銀座のママくらいではないでしょうか? ^^

一般のビジネスマンでしたら、本当は500人分の1冊で収まるのではないでしょうか?

名刺は所有するものではなく活用するものです。

活用していない名刺は不要です。

つまり、名刺は少なくとも半年とか1年に1回は整理しなくてはいけないのです。

 

名刺の整理方法

前述の通り、名刺は整理をして不要な名刺を処分していかなくてはいけません。

いつかまた会うかもしれない、いつかビジネスチャンスが生まれるかもしれないと「いつか」で考えている人にはご縁は生まれないものです。

「今」動かなくては商機は生まれません。

ただ私は名刺を片っ端に捨てましょう!と申し上げているのではありません。

自分の名刺整理のマイルールや基準を作っておきましょう。

 

名刺の整理のタイミング・スパン

  • 毎日名刺が増えて月に50枚以上なる人は、月に1回は整理タイムが必要
  • 月に10枚程度の人は半年に1回は整理タイムが必要
  • 年に50枚程度の人は1年に1回は整理タイムが必要

少なくとも半年とか1年に1回は整理する。

または年末とか年度末に整理するというマイルールを決めておくのがいいと思います。

 

名刺の整理の基準

いざ名刺を整理しようとすると、なかなか処分ができないのも分かります。

「いつか・・・」とか、「失礼かな?」が整理の邪魔をしてくるからです。

少なくとも「いつか」と「失礼かな?」は整理の基準にはしない方が賢明ですね。

名刺を整理する基準にはいろいろあります。

絶対にこれじゃなきゃダメっていうルールはありません。

マイルールやマイ基準を作ることが重要です。

 

昔、銀座のクラブのママから聞いた話をご紹介します。

高級クラブのママになると、多い日で50枚の名刺をもらうそうです ^^;

そのため、毎年1万人以上の人に年賀状やバレンタインプレゼントを送るそうです!

興味がてらにママに訊いたことがあります。

名刺はホステス時代からの全部取ってるの?

そんなことない、全部なんて取っておけないわ

じゃあ、どうしてるの?

お正月に整理してる

どんな人の名刺を処分してるの?

名刺を見て顔を思い出せない人 笑

思わず納得した私でした ^^

ママの名刺の整理のマイ基準は「顔を思い出せるかどうか」です。

因みに私もこの基準を真似したことがありましたが、人覚えの悪い私には無理でした ^^

そのため私はマイ基準を変えました。

 

整理ist 佐藤亮介の名刺整理のマイ基準

最低でも1年に1回(年末)に名刺の整理をしています。

その時に私が行っている整理の基準は、

GメールやFacebook、名刺アプリ「エイト」の検索窓に、その人の名前を入力します。

・メールを1度でもやり取りしている人

・Facebookで友達になっていたりメッセージを送受信している人

・エイトで名刺登録や交換をしている人

 

この人たちの名刺は、ローロデックスの名刺ホルダーにファイルします。

ただし、何らかの方法でその人たちとは連絡ができるわけなので、本当は名刺は不要です。

ただ、私とつながっていただけた感謝の気持ちで取っています。

 

あなたもマイルールやマイ基準を作ってください。

銀座のママの基準でも構いません。

私の基準ややり方を真似していただいても構いません。

2度以上会った事がある人、ビジネスでつながった人、商談をしたことがある人など、あなたのルールや基準をまずは作ることから始めてみましょう。

名刺の整理ができたら、次はどうやって管理するかが重要になりますね。

名刺の保管や管理に便利な用品やアプリの上手な使い方を解説します。

続きは ↓ をご覧ください。

 

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failingman

failingman

全国で3%しかいない男の整理収納アドバイザーの佐藤亮介です。
※整理収納アドバイザーはNPOハウスキーピング協会が認定している資格です。
モノ屋敷だった私は「整理」に出会い、生き方さえも変わりました。整理istとして「捨てる」を第一歩としない「整活」を提唱しています。
整理・掃除・洗濯の3S講師として全国を講演やコンサルタントとして活動しています。
※整理istと整活は私の登録商標です。

また岡山をメイン会場に下記のセミナーを開催しています。
●整理収納アドバイザー2級認定講座
●書類や写真の整理とクラウドファイリングセミナー
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●重曹、セスキ、クエン酸の使い方&洗濯、しみ抜き勉強会
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●男による男のための男活家事セミナー
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整理収納アドバイザー級
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※中国国内、香港、台湾、シンガポールでも販売中

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